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Referenz · Fachberatung für evangelische Kitas · Darmstadt

Jede Bestellung druckt ihre Belege selbst aus

Für den Fachbereich Kindertagesstätten der EKHN haben wir ein eigenes Shopsystem entwickelt, in dem Kitas und Träger Publikationen gedruckt oder als Download bestellen. Packliste, Lieferschein, Rechnung und Versandetikett entstehen dabei von selbst und liegen fertig gedruckt bereit, wenn das Team morgens ins Büro kommt.

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Startseite des Webshops des Fachbereichs Kindertagesstätten als Mockup auf einem Laptop in einem hellen Büro mit Broschürenregal (echte Seite, Hintergrund KI-gestützt erzeugt)KI-Hintergrund
Die echte Seite am Laptop, der Hintergrund ist KI-gestützt erzeugt. Die Bildschirmaufnahmen stehen weiter unten.
Startansicht des Webshops am Handy als Mockup auf einem hellen Holztisch mit Broschüren (echte Seite, Hintergrund KI-gestützt erzeugt)KI-Hintergrund
Dieselbe Startansicht am Handy, der Hintergrund ist KI-gestützt erzeugt.

Fallstudie

So kommt ein Heft vom Klick bis ins Paket

Das Problem

Vor dem Shop steckten in jedem Auftrag rund 20 Minuten Handarbeit, vom Erfassen über die Belege bis zum Adressetikett. Gedruckte Hefte und PDF-Dateien, kostenlose und bezahlte Titel brauchen dabei jeweils andere Belege. Je mehr Kitas bestellten, desto mehr Zeit ging im Büro dafür verloren.

Die Lösung

Wir haben ein Shopsystem gebaut, das direkt an das Büro des Fachbereichs angebunden ist. Es rechnet jeden Auftrag selbst, erzeugt alle Belege und schickt sie ohne Umweg an den Drucker vor Ort. Dem Team bleiben das Packen und ein Klick zum Abhaken.

Bürodrucker mit frisch gedruckten Belegen neben versandfertigen Paketen (KI-Bild)KI
Stimmungsbild, KI-gestützt erzeugt

Ablauf

Vom Klick bis ins Paket

So läuft eine Bestellung im Shop des FachbereichsDie KitabestelltHefte gedrucktoder alsDownload, ohneKundenkontoBelegeentstehenautomatischPackliste,Lieferschein,Rechnung,VersandetikettDruck vorOrtalles läuftsofort auf demBürodrucker ausPaket amMorgenpacken,abhaken, zurPostSo läuft eine Bestellung im Shop des FachbereichsDie Kita bestelltHefte gedruckt oder als Download, ohneKundenkontoBelege entstehen automatischPackliste, Lieferschein, Rechnung,VersandetikettDruck vor Ortalles läuft sofort auf dem Bürodrucker ausPaket am Morgenpacken, abhaken, zur Post
So läuft eine Bestellung im Shop des Fachbereichs. Eine Kita bestellt Hefte gedruckt oder als Download, ohne Kundenkonto. Der Shop erzeugt Packliste, Lieferschein, Rechnung und Versandetikett von selbst, druckt alles sofort auf dem Bürodrucker aus, und am Morgen packt das Team das Paket, hakt die Bestellung ab und bringt sie zur Post.

  1. Die Kita bestellt

    Eine Kita-Leitung wählt Hefte gedruckt oder als Download, gibt die Lieferanschrift ein und schickt alles ab. Ein Kundenkonto braucht sie dafür nicht.

  2. Der Shop rechnet

    Preise und Versandpauschale kommen aus dem System. Bestell-, Rechnungs- und Lieferscheinnummer vergibt der Shop fortlaufend.

  3. Die Kita bekommt ihre Unterlagen

    Gleich danach kommen die Bestätigungsmail mit den Downloads im Anhang und die Rechnung als PDF.

  4. Der Drucker im Büro druckt

    Zur selben Zeit laufen Packliste, Lieferschein, Rechnungskopie und Versandetikett im Büro des Fachbereichs aus dem Drucker.

  5. Am Morgen wird gepackt

    Wer ins Büro kommt, nimmt die Ausdrucke aus dem Drucker, packt nach der Packliste, legt den Lieferschein bei und klebt das Etikett aufs Paket.

  6. Das Team hakt ab

    Ein Klick markiert das Paket als versendet, und die Kita bekommt automatisch eine Nachricht. Ist das Geld da, hakt das Team die Rechnung als bezahlt ab.

Ergebnis

Statt rund 20 Minuten braucht eine Bestellung heute rund 5 Minuten Handarbeit. Zusammengerechnet hat der Shop dem Fachbereich damit schon Hunderte Stunden erspart.

  • 20 → 5Minuten Handarbeit je Bestellung
  • HunderteStunden schon eingespart
  • 4Belegarten automatisch: Packliste, Lieferschein, Rechnung, Versandetikett

Quelle: Angabe Denkprozesse.

Belege

So sehen die Belege aus (Beispieldaten)

Rechnung aus dem Shop nach DIN 5008, erzeugt aus einer Beispielbestellung mit erfundenen DatenBeispieldaten
Rechnung aus dem Shop nach DIN 5008, erzeugt aus einer Beispielbestellung mit erfundenen Daten
Lieferschein mit Artikeln, Mengen und Gewicht, erzeugt aus derselben BeispielbestellungBeispieldaten
Lieferschein mit Artikeln, Mengen und Gewicht, erzeugt aus derselben Beispielbestellung
Versandetikett mit Absender und Anschrift der Beispiel-KitaBeispieldaten
Versandetikett mit Absender und Anschrift der Beispiel-Kita
Webshop des Fachbereichs Kindertagesstätten, Startansicht am Desktop mit Filter, Suche und den ersten Publikationen
Webshop des Fachbereichs Kindertagesstätten, Startansicht am Desktop mit Filter, Suche und den ersten Publikationen
Webshop des Fachbereichs am Handy, Startansicht
Webshop des Fachbereichs am Handy, Startansicht
Webshop am Handy mit Filter, Suche und der ersten Publikation
Webshop am Handy mit Filter, Suche und der ersten Publikation
Filter Gedruckt: Publikationen als Heft mit Preis, Menge und Knopf zum Hinzufügen
Filter Gedruckt: Publikationen als Heft mit Preis, Menge und Knopf zum Hinzufügen
Fenster Version wählen: gedruckt mit Versand oder als Download
Fenster Version wählen: gedruckt mit Versand oder als Download

Ausgangslage

Darum ging es

Der Fachbereich gibt Hefte, Broschüren, Ordner und Arbeitshilfen heraus, für Kitas, Träger, Kirchenvorstände und Eltern. Manche Titel gibt es nur gedruckt, andere nur als PDF, viele in beiden Formen, kostenlos oder für wenige Euro. Bevor es den Shop gab, steckten in jedem Auftrag rund 20 Minuten Handarbeit, vom Erfassen über die Belege bis zum Adressetikett.

Umsetzung

Das haben wir gebaut

  • Wir haben den Shop als eigenes System programmiert und auf die Abläufe im Fachbereich zugeschnitten. Kitas, Träger, Kirchenvorstände und Eltern finden dort alle Publikationen, mit einer Suche und einem Filter für gedruckte Hefte und Downloads.
  • Für jede Publikation legt der Fachbereich eigene Preise für Druck und Download fest, dazu Mindest- und Höchstmengen. Gibt es beide Formen, fragt ein kleines Fenster, welche Version die Kita haben möchte.
  • Bezahlt wird auf Rechnung, ein Zahlungsdienst ist nicht nötig. Downloads schickt der Shop gleich im Anhang der Bestätigungsmail, und wer nur kostenlose Dateien bestellt, bekommt auch keine Rechnung.
  • Sobald eine Kita bestellt, erzeugt der Shop Packliste, Lieferschein, Rechnung und Versandetikett. Rechnung und Lieferschein sind nach DIN 5008 gesetzt, damit die Anschrift genau im Fenster eines DIN-lang-Umschlags sitzt.
  • Alle Belege gehen sofort an den Drucker im Büro des Fachbereichs. Wer morgens kommt, nimmt die Ausdrucke heraus, packt nach der Packliste und klebt das Etikett auf. Die Rechnung im Stapel trägt den Stempel „Kopie“, denn das Original hat die Kita längst per E-Mail.
  • Im Backoffice pflegt das Team Artikel mit Bildern und Dateien, ordnet sie per Ziehen mit der Maus und hakt Aufträge als bezahlt oder versendet ab. Sobald ein Paket als versendet markiert ist, bekommt die Kita automatisch eine Nachricht.
  • Wer das Recht dazu hat, kann einen Auftrag stornieren und nennt dabei den Grund. Der Shop schreibt die Stornorechnung dazu, und alle Aufträge lassen sich als Excel-Liste exportieren.
  • Drei Rollen legen fest, wer alles verwalten darf, wer sich um Belege und Zahlungseingänge kümmert und wer nur Artikel pflegt. Texte auf den Belegen und in den E-Mails ändert der Fachbereich selbst, ohne dass wir dafür etwas programmieren müssen.
  • Der Shop läuft seit Juli 2026 unter der eigenen Adresse shop.ekhn-fb-kita.de im Design des Fachbereichs. Wir hosten und betreuen ihn und bauen ihn laufend weiter aus.

Umfang in Zahlen

  • 20 → 5Minuten Handarbeit je Bestellung
  • HunderteStunden Handarbeit schon eingespart
  • 4Belegarten entstehen bei jeder Bestellung automatisch
  • DIN 5008Rechnung und Lieferschein passen in den Fensterumschlag

Leistungen

Das gehörte dazu

  • Individuelles Shopsystem
  • Backoffice für den Fachbereich
  • Automatische Belege nach DIN 5008
  • Automatischer Druck im Büro
  • Stornierung mit Stornorechnung
  • Rollen und Rechte
  • Hosting und Weiterentwicklung

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